Algunos de los instrumentos de Relaciones Públicas más importantes, aquí descritos, aunque no los únicos, hay que analizarlos muy bien al momento de planificar alguna actividad, con la finalidad de cumplir metas establecidas en un plan o un programa de Relaciones Públicas. Si bien en los entes gubernamentales, las actividades van atropellando hora tras hora, la planificación de fechas exactas en un calendario oficial o empresarial, tales como el aniversario de la ciudad, conmemoración de las fechas patrias, aniversario de la empresa, celebraciones de días significativos para los gremios, entre otros, el día a día nos demuestra el poco espacio de acción que queda en la agenda de los gobernantes, pues ésta cabalga paralela a la planificación prevista. Viajes, giras, inspecciones, recorridos, inauguraciones, son como mínimo, planificados con dos (2) días de antelación y es ahí donde el ingenio, la capacidad de respuesta y la permanente evaluación del relacionista y el protocolista entran en acción. Si usted está entrenado para afrontar cambios e imprevistos, y cumplir además con su programa trimestral o semestral, va por buen camino. La Agenda del gobernante ha de contemplar, no solo esa actividad político-social-partidista, sino también esos eventos que nos permiten interactuar con múltiples públicos y establecer una comunicación fluida y eficaz, que redundará en la buena imagen de éste y su gestión o empresa.
INSTRUMENTOS
"Aniversario: celebración de carácter complejo de
un acontecimiento externo o interno importante para la unidad organizadora.
Charla: Consiste en una exposición de carácter
simple, generalmente con propósitos de divulgación o información, sobre
diferentes tópicos tratados sin mayor profundización. No se precisa de
requisitos previos para asistir a ella.
Conferencia: Exposición sobre un tema
doctrinal o específico que reviste grados de complejidad y profundidad. Está
dirigida a un auditorio que posee conocimientos previos sobre el tema y su
objetivo es la difusión cultural en áreas determinadas o la profundización en
temas especializados.
Disertación: Exposición metódica de carácter
académico a un trabajo de investigación realizado por el expositor y que lleva
implícita la defensa de una tesis (idea) o la refutación de otra. Está dirigida a un
público de pares.
Cursillo: Breve serie de charlas o
conferencias, enmarcadas en una temática central, cuyos contenidos pueden ser
independientes los unos de los otros, o bien estructurarse en forma secuencial.
Curso: Conjunto de sesiones pedagógicas
destinadas a desarrollar varios temas sobre una materia específica, durante un
periodo determinado, que se estructura en torno a objetivos de
enseñanza-aprendizaje definidos o implícitos. Para su realización, se pueden
utilizar materiales de apoyo, incluir instancias de evaluación y exigir un
mínimo de asistencia. El curso tiene como propósito ampliar la formación
general, profesional o académica del público al cual está dirigido; por lo
tanto, puede tener diversos niveles de profundidad o complejidad.
Taller (Workshop): Actividad práctica realizada
en conjunto por un grupo de personas con experiencia profesional en la materia,
orientadas por especialistas competentes. Su propósito es estudiar o buscar
soluciones a problemas concretos del área respectiva y posibilitar el
intercambio de experiencias mediante el trabajo en pequeños grupos.
Seminario: Actividad académica de carácter
teórico que se realiza a través de sesiones de trabajo colectivo de un grupo de
especialistas para estudiar, analizar o enriquecer un tema previamente
determinado. Está programado y dirigido por un académico experto en la materia,
tiene un mínimo de sesiones y concluye con la elaboración de un informe final
expuesto por un relator.
Coloquio: Reunión de especialistas en la cual
no hay público ni expositor central. Todos los asistentes tienen idéntico
derecho a participar en un trabajo común, sobre un tema de su interés.
Foro: Reunión en la que uno o más
especialistas exponen ante un público heterogéneo un tema previamente
determinado, generalmente controvertido, seguido de una discusión en la cual
participa el público asistente.
Encuentro: Reunión formal de especialistas, en
la cual uno o más expositores abordan temas inherentes a su área, con el
propósito de conocer e intercambiar trabajos y experiencias realizados en sus
respectivos campos disciplinarios.
Simposio: Consiste en reunir a un grupo de
especialistas o expertos en un tema, los cuales exponen al auditorio sus ideas
o conocimientos en forma sucesiva, conformando así un panorama lo más completo
posible del tema en cuestión. Es una técnica formal en que los especialistas
exponen individualmente y en forma sucesiva, durante 15 a 20 minutos. Lo
importante es que cada expositor trate un aspecto particular del tema, de tal
manera que, al terminar éste, quede desarrollado integralmente y con la mayor
profundidad posible. En el simposio se obtiene información autorizada y
ordenada sobre los diversos aspectos de un mismo tema, puesto que los
expositores no defienden posiciones, sino que suman información al aportar
conocimientos propios de su especialidad."
En otra oportunidad trataré los instrumentos más cotidianos para el relacionista o protocolista.
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